De komst van het internet heeft een ware revolutie ontketent in de communicatiewereld, maar heeft tevens onze visie op de geprinte media beïnvloed.
Een activiteitenverslag of een presentatiebrochure wordt niet meer systematisch gelezen van begin tot einde. De gespecialiseerde lezer wenst precieze informatie in een minimum van tijd terug te vinden. Een heldere en nauwkeurige structuur en een goede inhoudstafel moeten de lezer in staat stellen zijn weg zo snel mogelijk te vinden.
Hieronder volgen 4 aanbevelingen :
- Organiseer de inhoud volgens een duidelijke en precieze structuur
- Gebruik trefwoorden in de titels en de inhoudstafel
- Bied een voldoende uitgebreide inhoudstafel aan
- Plaats de inhoudstafel strategisch in het document
1. De structuur van het verslag
Steeds meer bedrijven kiezen er doelbewust voor bepaalde standaarden te volgen bij het opstellen van het verslag. Op deze manier kan de lezer makkelijker zijn weg vinden in het document.
Bij onze analyse van een vijftigtal Engelse verslagen konden we een quasi identieke structuur onderscheiden, opgebouwd rond drie hoofddelen : het activiteitenverslag, het bestuur en de jaarrekeningen.
Elk van deze delen is op vergelijkbare wijze gestructureeerd, waardoor men in grote lijnen dezelfde informatie op dezelfde plaats terugvindt.
De laatste jaren hebben de thema's rond het beleid en de sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf een opvallendere en meer omvangrijke plaats gekregen in het verslag.
In een groot aantal Europese verslagen vindt men dezelfde thema's terug, maar de indeling in 3 in plaats van 2 delen blijft kenmerkend voor de Engelse bedrijven.
2. Trefwoorden gebruiken
Ook het gebruik van trefwoorden is geïnspireerd op het Internet, een medium waar snelle toegang tot informatie een absolute prioriteit is.
Trefwoorden zijn vaak overgenomen uit het Engels, de universele taal van de financiële wereld, waarin een idee makkelijk met één enkel woord uitgedrukt kan worden. Wanneer dit toch niet lukt maakt men gebruik van afkortingen zoals CSR (corporate social responsability), KPI (key performance indicator) of TSR (total shareholder return); trefwoorden die iedereen in staat stellen makkelijk een weg te vinden in de overvloed aan informatie.
3. Een voldoende uitgebouwde inhoudstafel aanbieden
Het gebruik van trefwoorden is zeer efficiënt, op voorwaarde dat ze terug te vinden zijn in de inhoudstafel. Het eerste titelniveau volstaat niet altijd; veel hangt natuurlijk af van de manier waarop informatie georganiseerd en benoemd wordt. Sommige inhoudstafels verwijzen naar de inhoud zonder noodzakelijk de eigenlijke titel van het hoofdstuk te hernemen (deze kan op een meer verhalende of marketinggerichte wijze geformuleerd zijn).
In 72 van de 100 geanalyseerde verslagen neemt de inhoudstafel een halve A4 in beslag ; 16 verslagen reserveren er een hele pagina voor en in de overige 12 beperkt de inhoudstafel zich tot het absolute minimum : een twaalftal regels.
Voor de jaarrekeningen is het wenselijk een meer uitgebreide interne inhoudstafel te voorzien, naast een algemene inhoudstafel aan het begin van het verslag.
4. Het verslag strategisch plaatsen
In het merendeel van de verslagen (89%), bevindt de inhoudstafel zich op de binnencover of op de eerste pagina. Dit is de meest logische locatie. Een alternatieve plaats is de binnenflap van de front- of backcover. Dit maakt de inhoudstafel steeds raadpleegbaar, zelfs tijdens het bladeren. De vraag is natuurlijk of dit werkelijk op deze wijze gebruikt wordt.
Samengevat :
Een efficiënte inhoudstafel bestaat niet noodzakelijk uit een loutere herneming van de titels van de verschillende hoofdstukken, deze zijn niet altijd met dit doel opgesteld. Naar het voorbeeld van een menu op het Internet, moet een inhoudstafel de lezer in staat stellen de gezochte materie makkelijk terug te vinden. Het is dan ook met deze doelstelling dat de inhoudstafel ontworpen en opgesteld moet worden.
